Empfangsbereiche – der erste Eindruck zählt

Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Was für Begegnungen mit Menschen gilt, lässt sich auch auf Räume anwenden. Der Empfangsbereich eines Unternehmens, einer Praxis oder einer Behörde hinterlässt nicht nur sofort einen Eindruck und dient als eine erste Visitenkarte, sondern er kann auch Auswirkungen haben auf den gesamten Kontakt zwischen Besucher und Gastgeber.

Schließlich möchte doch niemand, dass ein Besucher gleich beim Betreten des Gebäudes einen negativen Eindruck gewinnt. Die Reception einschließlich der Empfangstheke, der Besucherstühle und der sichtbaren Büromöbel sind wichtige Elemente des ersten Bilds, das sich ein Besucher macht und da der Besucher ein wichtiger Kunde oder Auftraggeber sein kann, muss gleich vorne im Empfangsbereich alles stimmen. Für die Einrichtung der Reception sind also Lösungen gefragt, die individuell sind und doch funktional, die gut aussehen und die bei genauer Betrachtung noch eine Reihe weiterer Anforderungen erfüllen sollten.

Der Raum hinter der Tür ist nicht nur ein Empfangsbereich

Große Firmen legen oft viel Wert auf die Architektur ihrer Gebäude. Mit dem äußeren Erscheinungsbild ihrer Hauptquartiere und Filialen wollen sie einen Eindruck vermitteln und ein Statement abgeben und manchmal sogar das eigene Image repräsentieren. Die neue Zentrale von Apple zum Beispiel erinnert an ein Raumschiff und steht als Symbol für Innovation und Fortschrittlichkeit des Unternehmens. Was für die äußere Hülle gilt, lässt sich genauso auch auf den Bereich anwenden, der hinter der Eingangstür liegt, denn am Ende zählen bekanntlich die inneren Werte.

Die Reception ist bei großen Firmen ein Teil der Corporate Identity und sogar ein Ausdruck des Markenimages. Doch selbst wer gar nicht in so großen Dimensionen denkt, wird darum bemüht sein, den Empfangsbereich so zu gestalten, dass sich Besucher wohlfühlen können und dass sie einen guten ersten Eindruck bekommen, das gilt für global arbeitende Firmen ebenso wie für eine Hausarztpraxis oder eine Behörde mit direktem Kundenkontakt.

Darüber hinaus muss der Bereich aber natürlich auch seinen Zweck erfüllen und ist ebenso als funktionaler Teil des Gebäudes zu betrachten wie eine Produktionsfläche, die Büros der Verwaltung oder das Lager. Um alle diese Ansprüche unter einen Hut zu bekommen und den vorhandenen Raum optimal zu nutzen, reicht eine Lösung von der Stange oftmals nicht aus.

Eine passgenaue Einrichtung des Bereichs, nach individuellen Wünschen und Anforderungen entwickelt und mit hoher technischer Präzision optimiert, ist die beste Lösung, um dem Empfangsbereich so zu gestalten, dass er sich als ein echtes Aushängeschild präsentiert.

Reception bedeutet mehr als Empfangstheke

Das Wort Reception stammt vom lateinischen Verb recipere und dieses bedeutet nicht nur empfangen, sondern auch annehmen und aufnehmen. Jeder Besucher, der einen Empfangsbereich betritt, nimmt bewusst und unbewusst Eindrücke auf, aus denen sich zu einem Teil auch die Atmosphäre für die nachfolgenden Begegnungen ableitet. Wer sich schon beim Betreten eines Gebäudes unwohl fühlt oder vielleicht sogar unerwünscht, der geht danach eher nicht mit offenem Herzen in Gespräche.

So sollte ein Unternehmen oder eine Praxis dem Besucher gleich zu Beginn des Kontakts eine ihrer besten Seiten zeigen und ihn wie einen Freund aufnehmen. Dabei spielen auch psychologische Überlegungen eine Rolle, zum Beispiel was die Gestaltung der Empfangstheke angeht. Nicht nur das Lächeln der Rezeptionistin ist wichtig, sondern auch die Frage, wie sich das Mobiliar auf das Befinden und die Kommunikation auswirkt.

Offene Atmosphäre? Die Büromöbel machen den Unterschied

Farben, Formen und Licht wirken bei einer Empfangstheke auf den Besucher der davorsteht. Sie bildet den zentralen Punkt des Mobiliars im Empfangsbereich und in der Regel auch einen Blickfang, dessen Gestaltung einen großen Teil des Gesamteindrucks ausmacht. Über das Design der und mit Hilfe der verwendeten Materialien kann eine Empfangstheke dabei verschiedene Funktionen darstellen. Sie kann zum Beispiel wie eine Barriere wirken oder wie ein Ort, der zu einer offenen Kommunikation einlädt. Aus diesem Grund ist es gerade bei der Auswahl der Theke in einem Empfangsbereich besonders wichtig, die Wirkung von Farben und Formen zu beachten. Darüber hinaus muss sie natürlich gut in den Raum passen und sollte mit den anderen Möbeln in dem Bereich harmonieren. Und zu guter Letzt ist der Blick auf die andere Seite der Theke wichtig, denn das Möbelstück ist nicht nur der Orientierungspunkt für Besucher, sondern auch ein wichtiger Arbeitsplatz und Ort der Koordination.

Als solcher sollte er sowohl organisatorischen als auch funktionalen und ergonomischen Bedürfnissen entsprechen, die Optik darf also nicht zu Lasten derjenigen gehen, die an dem Möbelstück ihre Arbeit verrichten. Schon bei der Höhe der Empfangstheke muss zum Beispiel darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter hier die Möglichkeit haben müssen, so ungestört wie möglich zu arbeiten, ohne dass Fremde direkten Einblick auf Dokumente oder Bildschirme haben. Andererseits sollte die Theke aber so gestaltet sein, dass sie eine ungehinderte, offene Kommunikation zwischen Personen auf beiden Seiten des Möbelstücks ermöglicht.

Eine solche Vielzahl an zu beachtenden Aspekten erfordert genaue Planung und eine präzise Gestaltung, ganz abgesehen von optischen oder ästhetischen Wünschen. In traditionellen Möbelschreinereien ist es oftmals nicht oder nur sehr schwer möglich, alle diese Wünsche in einem ansprechenden Produktdesign zu vereinen. Wird eine Empfangstheke dagegen mit modernen technischen Lösungen wie einem CNC-Planungswerkzeug entwickelt, ist es nicht mehr nötig, Kompromisse einzugehen.

Können Büromöbel über Erfolg oder Misserfolg entscheiden?

Die Art und Weise, wie ein Besucher empfangen wird, wirkt sich auf direktem Weg auf die Stimmung eines Gastes aus. Das wichtigste Element ist dabei natürlich die Kommunikation. So bleibt der Mitarbeiter, der im Empfangsbereich dafür zuständig ist, Besucher willkommen zu heißen und ihnen Informationen zu geben, ein bedeutender Faktor. Fühlt sich ein Besucher nicht freundlich behandelt oder nicht ernstgenommen oder wird er sogar ignoriert, stehen die Zeichen dafür schlecht, dass sich danach ein gutes Gesprächsklima ergibt.

Doch neben dem menschlichen Element kann durchaus auch die Ausstattung des Empfangsbereichs eine Rolle spielen. Das gilt zum Beispiel, wenn ein Besucher einmal warten muss. Die für solche Fälle bereit gehaltenen Besucherstühle sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein und sie sollten so aufgestellt sein, dass sie dem Besucher eine gewisse Privatsphäre bieten, um nicht den Eindruck eines Wartezimmers zu vermitteln. Ebenso wichtig ist aber die Beschaffenheit der Besucherstühle.

Die Bequemlichkeit spielt dabei natürlich eine große Rolle, denn der Gast soll sich ja wohl fühlen. Gleichzeitig sind die Sitzgelegenheiten aber auch ein Teil der Gesamtgestaltung im Empfangsbereich. Sie sollten also hinsichtlich der verwendeten Farben und Materialien mit den restlichen Büromöbeln im Bereich der Reception harmonieren und sich mit ihnen zu einem Gesamtbild verknüpfen. Auf diese Weise fühlt sich auch der Gast, der in einem der Besucherstühle Platz nimmt, bereits aufgenommen und nicht etwa in die Ecke gesetzt.

Natürlich kann es selbst der bequemste und schönste Stuhl nicht ausgleichen, wenn sich ein Gast nicht angemessen willkommen fühlt oder zu lange warten muss. Besucherstühle und ihre Integration in die Gestaltung des Empfangsbereichs können aber durchaus dazu beitragen, dass sich ein Besucher von Anfang an wohlfühlt und dass kann ein wichtiger Faktor für die Kommunikation mit dem Gast danach sein.

Form, Stil, Farbe: Büromöbel setzen Akzente und Ausrufezeichen

Wenn Möbelschreiner im Auftrag von Kunden Büromöbel erstellen, dann kann man sich in der Regel auf eine hochwertige handwerkliche Qualität, hohe Funktionalität und ein ansprechendes Design verlassen. Dennoch sind bei den Anfertigungen manchmal Kompromisse nötig, die zu der einen oder anderen Einbusse führen können. Doch gerade in Räumen, die für ein Unternehmen von so großer Bedeutung sind wie der Empfangsbereich, sollten keine Kompromisse nötig sein.

Präzise Geräte und moderne Technologie machen es heute möglich, dass die traditionelle Handwerkskunst der Möbelschreiner auf ein noch höheres Niveau gebracht werden, auf dem kein Kundenwunsch mehr unberücksichtigt bleiben muss. Von der Wandverkleidung über die Empfangstheke bis hin zu den Besucherstühlen sind so Lösungen für die Gestaltung der Reception möglich, die alle Anforderungen erfüllen können.

Dabei kommt es sowohl auf ein attraktives Gesamtbild an als auch auf die optimale Nutzung des zur Verfügung stehenden Raums, um die Errichtung effizienter Arbeitsplätze und um die Schaffung einer Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter und Besucher gleichermaßen wohlfühlen können. Und noch ein Aspekt rückt bei der Innenraumgestaltung immer stärker in den Vordergrund: das einheitliche Gesamtbild. In zunehmenden Maße setzen auch kleinere Unternehmen heutzutage auf die Prinzipien der Corporate Identity.

Mit einem in sich stimmigen, einheitlichen Auftreten nach außen möchten Firmen einen Wiedererkennungswert schaffen und das eigene Image pflegen. Dies lässt sich zum Beispiel durch ein durchgängig verwendetes Farbkonzept erreichen, das sich auch in der Gestaltung des Empfangsbereichs widerspiegeln kann. Aber auch die verwendeten Materialien spielen in dieser Hinsicht eine Rolle. So wird ein Unternehmen, das mit nachhaltigem Handeln für sich wirbt, sicher auch an der Reception auf Materialien zurückgreifen wollen, die aus ressourcenschonender Herstellung stammen. Und eine Firma, die im Bereich der modernen Technologie arbeitet, möchte ihre Zukunftsorientierung und Fortschrittlichkeit in der Regel auch in der Gestaltung ihrer Räumlichkeiten reflektiert sehen.

Büromöbel mit einer Message

Traditionspflege muss nicht unmodern sein. In kaum einen anderen Bereich lässt sich das besser bezeugen als im Handwerk der Schreinerei, das auf viele hundert Jahre Tradition zurückblicken kann. Im privaten Wohnraum hat sich über die Zeit der Wunsch zu einer Gestaltung mit Persönlichkeit immer weiter durchgesetzt und Möbelschreiner sind heute dank moderner technischer Möglichkeiten in der Lage, solche individuellen Designs gut umzusetzen. Was für die eigene Wohnung gilt, lässt sich ebenso auf den professionellen Bereich anwenden.

Der Empfangsbereich ist eine wichtige Visitenkarte des Unternehmens. Wo sonst also wäre es wichtiger, mit der Gestaltung eine Botschaft zu vermitteln? Mit individuellen, attraktiven Lösungen und mit Büromöbeln, die zugleich Wert auf Funktion und Effizienz legen, wird aus einer Reception ein repräsentatives Vorzeigeobjekt, das viele Blicke auf sich ziehen wird.